Tietosuojaseloste

Rentcal Oy

Yleistä

Tässä tietosuojaselosteessa kuvataan, miten Rentcal Oy (“Rentcal”) käsittelee henkilötietoja. Tietosuojaselostetta sovelletaan verkkosivuihimme, markkinointiin ja asiakassuhteen hoitoon sekä Rentcalin tarjoamiin lopputuotteisiin ja palveluihin (”Palvelut”).

Noudatamme kaikessa henkilötietojen käsittelyssä soveltuvaa tietosuojalainsäädäntöä, kuten EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) (”tietosuoja-asetus”) ja muuta soveltuvaa kansallista lainsäädäntöä.

Palvelut ja verkkosivumme voivat sisältää linkkejä myös ulkoisille verkkosivustoille ja palveluihin, joita operoivat muut organisaatiot, ja joita me emme hallinnoi. Tämä tietosuojaseloste ei sovellu niiden käyttöön, joten kehotamme tutustumaan niitä koskeviin tietosuojaselosteisiin. Emme vastaa muiden verkkosivustojen tai ulkoisten palvelujen tietosuojakäytännöistä (vaikka siirryt niille käyttämällä sivuillamme olevia linkkejä). Rentcal voi toimia myös asiakkaalleen tuotetun palvelun osalta teknisenä ylläpitäjänä, jolloin kyseinen asiakas toimii palvelun rekisterinpitäjänä.

”Henkilötiedoilla” tarkoitetaan kaikkia luonnollisia henkilöitä (”rekisteröity”) koskevia tietoja, joista hänet voi suoraan tai epäsuorasti tunnistaa, siten kuin tietosuoja-asetuksessa on tarkemmin määritelty.

Rekisterinpitäjä

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperuste

Rekisterinpitäjän tarjoamat palvelut (”Palvelut”) ovat saatavilla yksityishenkilöille sekä oikeushenkilöille ja edellyttävät molempien osalta rekisteröintiä. Palvelut ovat käytettävissä Palveluita koskevien käyttöehtojen mukaisesti. Palveluita käytettäessä yksityishenkilö voi jakaa tietojansa oman harkintansa mukaan Palvelua käyttäville muille yksityishenkilöille tai yrityksille.

Rekisterinpitäjänä käsittelemme vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeellisia kuhunkin käyttötarkoitukseen. Käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön mukaisesti pääasiassa seuraaviin tarkoituksiin:

• Asiakaspalvelu ja viestintä
• Palveluiden tarjoaminen, seuranta ja kehittäminen
• Markkinointi mukaan lukien markkinatutkimukset, muu markkinoinnin edistäminen ja analyysit sekä statistiikan tuottaminen ja markkinoinnin tehon mittaaminen
• Palveluiden ja verkkosivustomme käyttäjäkokemuksen parantaminen ja käyttäjäliikenteen seuranta
• Lakisääteisten velvollisuuksien hoitaminen (esim. kirjanpito ja muu erityislainsäädäntö) ja raportointivelvollisuuksien hoitaminen
• Väärinkäytösten estäminen

Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on pääasiassa rekisteröidyn ja Rentcalin välisen sopimuksen toteuttaminen ja Rentcalin oikeutettu etu. Oikeutettuihin etuihimme kuuluvat esimerkiksi Palveluiden hallinnointi ja kehittäminen sekä asiakaspalvelu ja viestintä, markkinointi ja markkinointitoimenpiteiden tehokkuuden seuranta. Kun käsittelemme henkilötietoja perustuen oikeutettuun etuun, punnitsemme käsittelyn hyödyt ja mahdolliset haitat rekisteröidylle ja olemme arvioineet, että rekisteröityjen oikeudet ja edut eivät syrjäytä oikeutettua etua.

Jos käsittelemme henkilötietoja lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai raportointivelvoitteidemme hoitamiseksi, käsittelyn oikeusperusteena on ensisijaisesti oikeudellinen velvoite.

Käsiteltävät henkilötiedot ja tietolähteet

Saatamme myös kerätä tietoja julkisista lähteistä, kuten yritystietopalveluista sekä sosiaalisen median palveluista, kuten Facebookista, LinkedIn:stä, Twitteristä ja Instagramista.

Palvelun käyttäjä voi harkintansa mukaan jakaa antamiaan tietoja palvelussa joko julkisesti tai suoraan toiselle käyttäjälle.

Yhteisrekisterinpitäjyys sosiaalisenmedian palveluntarjoajan kanssa

Kun ylläpidämme sosiaalisessa mediassa yrityssivuja, joiden ylläpitäjänä toimii Rentcal, kyseinen sosiaalisenmedian palveluntarjoaja ja Rentcal ovat tietosuojalainsäädännön tarkoittamia yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin kyseisen sosiaalisenmedian palveluntarjoajan sivun kävijöiden henkilötietojen osalta. Sosiaalisenmedian palveluntarjoaja ja Rentcal ovat yhteisrekisterinpitäjiä soveltuvin osin myös sosiaalisenmedian palveluntarjoajan yhteisöliitännäisten palveluiden osalta (kuten ml. Facebookin Jaa-toiminto, joilla voidaan jakaa sivuston sisältöä sosiaalisessa mediassa).

Kyseiset sosiaalisenmedian palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja oman tietosuojakäytäntöjensä mukaisesti, jotka löydät kyseisen sosiaalisenmedian palveluntarjoajan sivuilta. Kyseinen sosiaalisenmedian palveluntarjoaja, vastaa pääosin tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamisesta ja rekisteröidyn oikeuksien toteuttamisesta palvelussaan. Rentcal vastaa omalta osaltaan tietosuojalainsäädännön velvoitteiden noudattamisesta ja käsittelee yrityssivustojen kävijätietoja tämän Tietosuojaselosteen mukaisesti esimerkiksi mainonnan kohdentamiseen.

Lisätietoa sosiaalisenmedian palveluntarjoajien ja sivujen ylläpitäjän suorittamasta henkilötietojen käsittelystä sekä yhteisrekisterinpitäjien välisestä vastuunjaosta löydät sosiaalisenmedian palveluntarjoajien sivustoilta (esimerkiksi Facebookin rekisterinpitäjiä koskevasta lisäyksestäsekätäältä.).

Sosiaalisenmedian palveluntarjoajien tietosuoja-asetuksia voit hallinnoida kyseisten palveluntarjoajien sivustoilta, jonka lisäksi voit olla yhteydessä palveluntarjoajiin halutessasi käyttää rekisteröidyn oikeuksia. Yhteystiedot löydät näiden palveluntarjoajien tietosuojakäytännöstä.

Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja niin pitkään kuin on tarpeellista tietosuojaselosteessa määriteltyjen tarkoitusten toteuttamiseksi, kuitenkin aina lainsäädännön velvoittaman ajan (esimerkiksi kirjanpitovelvoitteisiin tai raportointivelvollisuuksiin liittyvät vastuut ja velvoitteet), tai oikeudenkäyntiä tai vastaavan erimielisyystilanteen selvittämistä varten. Käyttötarkoituksen päättymisen jälkeen henkilötiedot poistetaan kohtuullisessa ajassa tai muutetaan anonyymeiksi.

Henkilötietojen säilyttämisen välttämättömyyttä, kuten myös tietojen oikeellisuus tarkistetaan säännöllisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja henkilötietojen säilytyskäytännöistä.

Palvelun käyttäjän luoman profiiliin liittyvät tiedot sekä profiiliin ladattu muu tietosisältö säilyvät Palvelussa, kunnes rekisteröity henkilökohtaisesti poistaa tiedot.

Henkilötietojen vastaanottajat

Henkilötietoja voidaan siirtää Rentcalin käyttämille palveluntarjoajille ja yhteistyökumppaneille, kuten teknisten ratkaisujen tai palvelintilan tarjoajat, kirjanpito- ja taloushallinnon palveluntarjoajat. Varmistamme sopimusjärjestelyin, että henkilötietoja käsitellään voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti ja muutoin asianmukaisesti. Toimitamme pyynnöstä lisätietoja vastaanottajista.

Henkilötietoja voidaan luovuttaa kolmansille tahoille lainsäädännön tai viranomaisen velvoittamissa tilanteissa tai Palveluidemme väärinkäytösten selvittämiseksi sekä turvallisuuden varmistamiseksi. Lisäksi henkilötietoja voidaan joutua luovuttamaan oikeudenkäyntien tai vastaavien oikeudellisten menettelyiden yhteydessä.

Mikäli Rentcal on osallisena fuusiossa, liiketoimintakaupassa tai muussa yritysjärjestelyssä, voidaan henkilötietoja luovuttaa järjestelyn toisille osapuolille tai järjestelyssä avustaville tahoille.

Henkilötietojen siirtäminen EU/ETA-alueen ulkopuolelle

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n/Euroopan talousalueen ulkopuolelle, huolehdimme henkilötietojen suojan riittävästä tasosta muun muassa sopimalla henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista tietosuojalainsäädännön edellyttämällä tavalla, kuten Euroopan komission hyväksymiä mallisopimuslausekkeita käyttäen.

Sosiaalisen median käyttöön liittyvien henkilötietojen siirtämisen osalta noudatetaan kyseisten sosiaalisen median palveluntarjoajien ohjeita heidän tietosuojakäytäntöjen mukaisesti.

Henkilötietojen suojaus

Käytämme asianmukaisia teknisiä ja organisatorisia suojatoimia henkilötietojen turvaamiseksi. Varmistamme myös järjestelmiemme vikasietoisuuden ja tietojen palauttamismahdollisuudet.

Pääsyoikeus henkilötietoihin on rajattu ainoastaan erikseen oikeutetuille tahoille. Varmistamme, että palveluntarjoajamme täyttävät vaaditut tietoturvavaatimukset.

Kaikilla henkilötietoja käsittelevillä tahoilla on vaitiolovelvollisuus henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä asioista. Henkilötietoihin pääsy on rajoitettu vain niille työntekijöille, jotka tarvitsevat niitä suorittaakseen tehtävänsä.

Rekisteröityjen oikeudet

Rekisteröidyillä on tietosuoja-asetuksen mukaisesti:

• Oikeus päästä tietoihin. Rekisteröidyllä on oikeus saada vahvistus siitä, käsitelläänkö rekisteröidyn henkilötietoja sekä muut tiedot henkilötietojen käsittelystä. Rekisteröidyllä on oikeus päästä henkilötietoihin ja saada jäljennös henkilötiedoista.
• Oikeus henkilötietojen oikaisuun ja poistamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia virheellisen tai epätarkan tiedon korjaamista tai poistamista. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia henkilötietojensa poistamista. Mikäli henkilötietoja tarvitaan esimerkiksi sopimusvelvoitteen toteuttamiseksi, lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai oikeudellisen erimielisyyden selvittämiseksi, ei poistopyyntöä voida aina toteuttaa.
• Oikeus käsittelyn rajoittamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista. Lisäksi tilanteessa, jossa virheelliseksi epäiltyä henkilötietoa ei voida korjata tai poistaa taikka poistopyynnössä on epäselvyyttä, yhtiö rajoittaa henkilötietoihin pääsyä.
• Oikeus tietojen siirtämiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vaatia toimittamiensa, automaattisesti käsiteltävien henkilötietojen siirtämistä toiselle rekisterinpitäjälle, käsittelyn perustuessa rekisteröidyn suostumukseen tai sopimukseen.
• Oikeus käsittelyn vastustamiseen. Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa tietynlaista henkilötietojen käsittelyä, esimerkiksi oikeutetun edun perusteella tapahtuvaa profilointia. Rekisteröidyllä on myös oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointia varten.
• Oikeus peruuttaa suostumus. Jos henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn antamaan suostumukseen, rekisteröidyllä on oikeus perua antamansa suostumus. Suostumuksen perumisella ei ole vaikutusta sitä aiemmin suoritettuun käsittelyyn. Lisäksi voi perua sähköistä suoramarkkinointia koskevan suostumuksen noudattamalla markkinointiviestintään sisältyviä ohjeita (esim. sähköpostiin tai tekstiviestiin liitetty tilauksen peruuttamistoiminto).

Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröity voi lähettää pyynnön kirjeitse tai sähköpostitse käyttämällä kohdassa 2 annettuja yhteystietoja. Voimme pyytää tarpeen mukaan lisätietoja voidaksemme täyttää edellä mainitut pyynnöt.

Käsittelemme pyyntösi saatuamme kaikki pyyntöösi liittyvät tarpeelliset tiedot (ml. henkilöllisyyden varmistaminen). Pyyntöön vastataan kohtuullisessa ajassa ja yleensä viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön esittämisestä ja henkilöllisyyden tarkistamisesta. Jos pyyntöön ei voida suostua, kieltäytymisestä ilmoitetaan erikseen. Voimme kieltäytyä käsittelemästä pyyntöjä, jotka ovat suhteettoman toistuvia, kohtuuttomia tai ilmeisen perusteettomia

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle tietosuojaviranomaiselle, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty voimassa olevan lainsääsäädännön vastaisesti. Suomen tietosuojaviranomaisen yhteystiedot löydättäältä.

Muutokset tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan joutua muuttamaan ajoittain. Muutokset voivat perustua myös tietosuojaa koskevan lainsäädännön muuttumiseen. Kehotammekin säännöllisesti tarkistamaan tietosuojaselosteen muutosten havaitsemiseksi. Olennaisista muutoksista ilmoitamme erikseen.

Tietosuojaseloste 1.10.2021